En cualquier empresa existen procedimientos tediosos que no aportan mucho valor. Un claro ejemplo para el departamento de finanzas es la importación y registro de facturas. Normalmente, se registran en los programas de contabilidad de forma manual por parte del contable de la empresa.

En ocasiones, cuando las empresas incrementan sus ventas, los datos contables aumentan considerablemente, generando un problema de control y eficiencia. Se deben encontrar automatizaciones prácticas con el objetivo de reducir el tiempo que se destina a estas tareas recurrentes y también minimizar el coste de escalar infraestructura.

Un incremento de facturación supone en la mayoría de casos un mayor consumo de recursos. Para minimizar el impacto, se debe modificar la forma de hacer del departamento financiero para aumentar la productividad. Una de las formas más exitosas de hacerlo es automatizando aquellas tareas recurrentes que puedan existir en el departamento, como por ejemplo las tareas relacionadas con almacenar documentos y registrar en el programa de contabilidad online todos los gastos y ingresos.

Analizando los procesos que se realizaban de forma manual detectamos que un gran numero de ellos podían simplificarse y automatizarse. Uno de ellos fueron los procedimientos de importar facturas, guardarlas y organizarlas. Llegamos a la conclusión que podíamos reducir la carga de trabajo significativamente del departamento.

El proceso de cargar facturas en un programa de contabilidad precisa de la tecnología OCR (Optical Character Recognition). Esta tecnología permite convertir documentos PDF o imágenes a texto. Encontramos útil usar esta tecnología para poder organizar y adaptar los datos de cualquier documento del departamento para su posterior registro, clasificación y importación en el software existente de contabilidad.

Mediante un proceso de filtrado de todos los datos extraídos de los distintos documentos que llegaban en el departamento financiero desarrollamos un sistema capaz de guardar y registrar cualquier tipo de documento. También confeccionamos protocolos de control para supervisar el registro de la información en todo momento, así como crear informes que le serían de utilidad al departamento.

Mayor capacidad, menor coste

No ha sido necesario aumentar el tamaño del departamento,  ya que hay capacidad suficiente para absorver toda la demanda por tener procedimientos automatizados y eficientes.