Gran parte del valor de un negocio de gestión de alquileres vacacionales deriva de su capacidad organizativa, es por ello que la creación de sistemas digitales y automatizados era la gran prioridad de Medlocation. Estos procesos deberían centralizar todos los datos de las reservas y precios de todas las propiedades de cada plataforma de alquiler en uso, estandarizar la facturación de la empresa, gestionar los equipos de limpieza así como los demás trabajadores y centralizar los datos y fotos de cada propiedad.

Para garantizar el buen funcionamiento del negocio y así ofrecer el mayor valor posible a sus clientes, un negocio debe establecer sistemas y procesos que manejen el negocio. El desarrollo de sistemas digitales automatizados minimizan el error humano, evitan la saturación por épocas de alta demanda y organizan la información para mejorar la productividad de los empleados.

Analizando las necesidades del negocio, se procedió a hacer un mapping inicial de todos los procesos y las tareas de su día a día. Una vez estos fueron definidos, se realizó un estudio de las tecnologías existentes que nos podrían ayudar a crear sistemas adaptados a los procesos de la empresa. Con este estudio se pudo crear un nuevo mapeo de la estructura óptima del negocio teniendo en cuenta las soluciones que nos podía aportar la tecnología, así como sus limitaciones y las necesidades del cliente.

La creación de los procesos para conseguir una gestión eficaz del negocio se basaron en el desarrollo de diferentes bases de datos conectadas a través de una API (Application Programming Interface) a una aplicación web que actuaba como una interfaz para el usuario. Además, gracias a las automatizaciones creadas, se ha diseñado un sistema centralizado de reservas y comunicación con los clientes. Esto fue posible gracias a la tecnología de web scraping y email parsing, ya que algunas de las plataformas más populares no permiten tener acceso a toda la información relevante de viviendas y alquileres.

Automatizamos el proceso de recopilación de datos alimentando una base de datos con la información extraída de las distintas plataformas que usan. Asimismo, pudimos crear varios dashboards con las estadísticas y KPIs más relevantes para la gestión y control del negocio, así como dashboards individuales para cada propiedad.

Más capacidad y escalabilidad

Actualmente, el día a día del negocio depende de sus sistemas y procesos, no solamente de los gestores de la empresa, que ahora pueden dedicar sus esfuerzos en tareas más estratégicas y a largo plazo. Además, con los procesos desarrollados, la empresa está capacitada para crecer y escalar.